U gebruikt een verouderde browser. Wij raden u aan een upgrade van uw browser uit te voeren naar de meest recente versie.

Orde in de chaos!

Gepost 2016/01/11

Hoe pak je het aan om die vervelende papierstapel op te ruimen? En ondertussen zelfs nog te kunnen lachen en niet alleen maar te zuchten... Lees het hieronder!

Orde in de chaos!

 

Altijd leuk, die papierstapel.

Stapeltje op tafel, op bureau, in de keuken, op de salontafel, oftewel, overal is er wel papierwerk te vinden.

Sommige hebben een slimme manier bedacht om alles op 1 plek te leggen, maar ook dan zoek je je suf naar net dat ene papiertje die je snel moet hebben want die of die belt met een vraag daarover.

Had je een kortingsbon voor een restaurant gezien, maar o o o waar heb je die ook al weer gelaten?? Heel erg frustrerend.

 

Vaak weet je wel dat het anders moet, maar alle tips vanuit internet in de praktijk brengen en het dan ook volhouden is toch vaak een “uitdaging”.

 

Maar hoe pak je het dan aan, zo dat het geen drama is om het in ieder geval te proberen?

 

Ik zal je een manier uitleggen zodat je het ook in delen kan aanpakken en dat je ook momenten kunt hebben dat je jezelf een schouderklopje kunt geven dat het gelukt is. Je hele administratie opruimen als 1 complete taak, dan is dat gedoemd om te mislukken. Waarom? Omdat er ineens een vriendin kan bellen en je zo weer een uur verder bent. Je ook nog boodschappen moet doen. Je moet nog weg, enz enz enz.

Orde scheppen in de chaos kun je het beste in delen doen. Afvinken (in je hoofd of op een papiertje) helpt voor een glimlach. Dat waar je die dag niet aan toe kan komen, lekker boeiend, want je hebt die ene af kunnen vinken, of misschien wel meer. Dat geeft een veel positiever gevoel dan dan je halverwege een taak moet stoppen en nog niets kan afvinken.

 

Maak onderstaand afvink-lijstje in je telefoon, op je pc/laptop of gewoon op een notitieblok. Of als je makkelijk kunt printen, kun je natuurlijk ook dit lijstje printen.

Pak een doos of neem L-hoesjes of als je tafel lekker groot is kun je ook de stapeltjes gewoon op tafel leggen. Heb je geen kinderen of huisdieren die alles in de war kunnen schoppen, kun je zelfs lekker op de grond gaan zitten. Hup aan de slag! Lees elk punt helemaal door en ga dan dat puntje doen.

 

□ Verzamelen (1)

□ Opsplitsen Post/Reclame-tijdschriften (2)

□ Reclame stapel openen en afval deelsplitsen (3)

□ Uitzoeken van oud papier en door te kijken (4)

□ Doorkijken reclame (5)

□ Kortingsbonnen opruimen (6)

□ Post stapel openen en afval deel splitsen (7)

□ Sorteren in 3 stapels (8)

□ Bonnetjes uitzoeken (9)

□ Bonnetjes opruimen (10)

□ Post uitzoeken (11)

□ Archiefstapel uitzoeken (12)

□ Op volgorde leggen en in map stoppen (13)

□ Tabbladen schrijven (14)

□ TO-Do-post (15)

 

  1. Krijg duidelijk waar er allemaal papierwerk ligt en leg dit bij elkaar op bvb de eettafel. Klaar? AFVINKEN ;)

  2. Splits het op: Stapel Post / Stapel Reclame/tijdschriften. Ongeacht of het nou open is of nog dicht. Leg bonnetjes en dergelijke ook op de stapel post. Niet nadenken daarover of tussendoor alvast iets open maken, gewoon opsplitsen. Klaar? AFVINKEN ;)

  3. Post aan de kant leggen en Reclame stapel voor je leggen. Makkelijkste stapel eerst natuurlijk hé. (Kun je sneller een vinkje zetten op de to do lijst ;) en het scheelt in ruimte op je tafel. Haal het plastic van de reclamefolders en tijdschriften af die nog in het plastic zaten en leg het plastic even op een hoopje. Gooi het plastic na de hele stapel meteen weg in je plasticzak. Klaar? AFVINKEN ;)

  4. Pak de stapel met tijdschriften en reclame en ga dan kijken wat meteen in de papierbak kan en wat je nog wilt doorkijken. Meestal gaan de tijdschriften die wij nog willen doorbladeren gelijk naar de bak in de wc, zodat we wat te lezen hebben ;) ;) De stapel met nog door te kijken kun je apart leggen. Zorg dat je de berg met afval reclame/tijdschriften gelijk in de oudpapierbak gooit. Waarom al meteen in de papierbak kiepen terwijl je later ook nog oud papier gaat krijgen? Omdat je nu eventueel iets anders kunt gaan doen. En de verdere punten later doen. Klaar? AFVINKEN ;)

  5. Voor het doorkijken dan begin je bovenaan op de stapel en pak je folder voor folder om dit door te bladeren. Heb je ze doorgekeken, dan kunnen ze meteen in de papierbak. Zie je in de folder iets aan kortingsbonnen die je wilt bewaren (en ze zijn nog geldig haha) leg die dan apart of stop die in een L-hoesje/mapje/doosje.Dit kan met de hele folder zijn, maar kan ook zijn dat je de bonnen uitknipt of de pagina eruit gaat scheuren. Heb je de folders doorgekeken, meteen weer op een oud papier stapel. Als er tijdschriften tussen zitten die je echt uitgebreid wilt lezen, kun je die beter aan de kant leggen anders kom je zeker niet toe aan de stapel POST. Nu kun je de nieuwe stapel oud papier meteen in de papierbak kiepen. Klaar? AFVINKEN ;)

  6. Het stapeltje met kortingsbonnen kun je nu in een mapje stoppen of zoals wij doen: met een magneet aan de koelkast hangen, dan kun je ze niet kwijtraken. Klaar? AFVINKEN ;)

 

Pak een kop thee of iets anders, ga gewoon even kort wat anders doen of kies ervoor om de rest een andere keer doen, dat kan natuurlijk ook ;)

 

  1. Nu kun je de post stapel pakken en aan de slag gaan. Leg de stapel met post en bonnetjes en dergelijke voor je en ga de ongeopende post open maken. Eventuele post die meteen weg kan en de lege enveloppen leg je natuurlijk meteen bij de oud papier stapel. Leg de post zelf op een aparte stapel. Ga zo de hele stapel door tot je uiteindelijk maar 2 stapels hebt. Oud papier en post. Kiep de oud papierstapel in de oud papierbak. Klaar? AFVINKEN ;)

  2. Leg de overgebleven post stapel voor je en ga dan kijken wat in mappen (lees: archief) kan en wat niet. Bonnetjes leg je ook apart op een stapel. Je zult dan 3 stapels krijgen: 1 Bonnetjes 2 Uitzoeken 3 Archief. Klaar? AFVINKEN ;)

  3. Bonnetjes uitzoeken. Leg de stapels Uitzoeken en Archief even apart. Houd je een kasboek bij of werk je met budget en dergelijke dan kun je de hele stapel bonnetjes bij je geldzaken leggen. In een doosje, mapje, kluis, bakje, waar je het dan ook in bewaard. Hou je dit niet bij, dan kun je de bonnetjes sorteren op garantie bonnen, bonnetjes die je nog nodig hebt voor iets terug te moeten brengen en bonnetjes die weg kunnen. Klaar? AFVINKEN ;)

  4. Bonnetjes die weg kunnen, je raad het al> oud papier stapel. Bonnetjes die je nog nodig hebt, kun je in een bakje/mapje doen of aan de koelkast hangen. Garantiebonnen leg je op je 3e poststapel met archief. Klaar? AFVINKEN ;)

  5. Poststapel uitzoeken. Om deze stapel uit te zoeken kun je het beste werken met bvb een paar L-hoesjes. Begin gewoon bovenaan je stapel en kijk per poststuk wat je hier nog mee moet doen. Pak een post-it blokje en schrijf op de post-it wat je moet doen. Betalen! Bellen! Informeren! Klacht sturen! Documenten bijzoeken! Noem maar op. Gewoon in steekwoorden in het kort er op schrijven. Heb je dat gedaan dan kun je deze stapel met TO-DO-Post apart leggen op bvb je bureau. Klaar? AFVINKEN ;)

  6. Archiefstapel opruimen; Als het goed is heb je nu alleen deze stapel nog liggen. En heb je al heel wat vinkjes kunnen zetten (15 stuks om precies te zijn!!! Lekker gevoel hé?) Voor het in mappen doen, oftewel archiveren heb je natuurlijk een map nodig. Het makkelijkste is om 1 map per jaar te pakken met diverse tabbladen en/of scheidingsstroken. Nog niets op de tabbladen schrijven, want we moeten eerst uitzoeken welke je allemaal nodig hebt. Pak je stapel voor je en ga per soort de stapel klaar leggen. Verzekeringen, energieleverancier, telefoonprovider, Post voor je huis (Woningbouw/hypotheek), Belastingpapieren, Loonstroken, gemeentezaken, pensioen, enz enz enz. Heb je alle stapels opgesplitst? Klaar? AFVINKEN ;)

  7. Dan pak je per stapel die je gemaakt hebt en ga je het op volgorde van postdatum leggen. Bestaat een poststuk uit meerdere pagina's dan maak je het aan elkaar vast met een paperclip of met een nietmachine. (Denk er wel aan, dat als je het nog wilt gaan inscannen voor je digitale administratie dat dan een paperclip makkelijker is.) Voor bijvoorbeeld polissen en contracten kan het zijn dat je die nog apart wilt houden, dat die niet tussen de gewone correspondentie blijft zitten. Daarom is een combinatie van tabbladen en scheidingsstroken een handig idee. Heb je alles op volgorde dan kun je er gaatjes in maken en in de map stoppen. Wacht nog met de onderwerpen op de tabbladen te schrijven, want misschien wil je het straks in een bepaalde volgorde hebben in je map. Doe dit voor elke stapel je per onderwerp opgesplitst had. Klaar? AFVINKEN ;)

  8. Zodra je alles in de map hebt zitten, kun je kijken of je het op een andere volgorde wilt hebben of dat het zo goed zit. Als je dat bekeken hebt, schrijf dan de namen/onderwerpen op de tabbladen en je archief is klaar en de map kun je nu in de kast zetten. Klaar? AFVINKEN ;)

  9. Nu heb je alleen je TO-DO-post nog liggen. Dit kun je op verschillende manieren aanpakken. Je kunt het eerst op volgorde leggen van prioriteit of je legt het op soort actie die je op de post-it geschreven had. Bellers bij elkaar en facturen bij elkaar, enz enz. Dat ligt er maar net aan hoeveel het is en wat je zelf het liefste doet. Heb je het op volgorde liggen ga dan gewoon aan de slag ermee en verwerk/betaal/regel wat je ermee moet doen. Als dit allemaal gedaan is, dan heb je natuurlijk een deel waarvan je wacht op een reactie/bevestiging en een deel die compleet klaar is. Dit kun je dit stapeltje aan de hand van punt 13 zorgen dat het in je archiefmap komt. De zaken waarvan je wacht op een antwoord of waar je later voor terug moet bellen, kun je op een gekozen plek leggen in een mapje of in een bakje, zodat je dat niet kwijt raakt of vergeet. Klaar? AFVINKEN ;)

 

 

Jippie! KLAAR!!! Schouderklopje! Trots zijn op jezelf!

 

Heb je hier hulp bij nodig, of heb je vragen, dan kun je natuurlijk altijd contact opnemen.

Er zijn genoeg mensen die constant afgeleid raken of zichzelf er niet toe gezet krijgen om dit te doen. Zij willen eigenlijk een soort politiepet hebben die ze helpen hiermee.

 

Bel me dan of stuur een email via contact, dan maken we een afspraak dat ik je kom helpen.